SAP Professional User

Die Lizenzierung der SAP Software erfolgt oft über die Anzahl der Benutzer/ User und den dazugehörigen Usertypen/ Nutzertypen. Eine weitere Lizenzierungsmöglichkeit für manche Lösungen hängt auch vom Umsatz der Firmen ab, Anzahl von Datensätzen, etc. Im Folgenden werden die SAP User-/ Benutzertypen aufgelistet und Tipps zur Lizenzierung und zum SAP User- & Lizenz-Management gegeben.

SAP User-Typen & Nutzerlizenzen

SAP User-Typen & Nutzerlizenzen

1. SAP User-Typen im Überblick

Es gibt folgende Arten der SAP Benutzer. Jeder Benutzer im SAP System muss mit einem User-Typen klassifiziert werden:

Die Klassischen SAP User:

  • SAP Developer User
  • SAP Professional User
  • SAP Employee User
  • SAP Employee Self-Service (ESS) User
  • SAP Employee Self-Service (ESS) Core User
  • SAP Limited Professional User (Obsolete!)

Die Industrie User:

  • SAP Industry Portfolio User
  • SAP Business Partner User
  • SAP Project User
  • SAP Logistics User
  • SAP Worker User
  • SAP Retail User
  • SAP Manager Serf-Service User (MSS-User)
  • SAP Learning User

Die technischen User:

  • SAP Platform User
  • SAP Platform User for Productivity Apps

Die Benutzer sind Absteigend noch ihrer Mächtigkeit aufgelistet. Ein Developer hat mehr Rechte als ein Professional, etc.

Die klassischen SAP User

SAP Developer User

Der SAP Developer User ist berechtigt, die Entwicklungswerkzeuge zur Modifizierung und Erweiterung der SAP Software zu nutzen.

Der SAP Developer User hat zusätzlich die gleichen Rechte wie ein SAP Employee User, hat diese also sozusagen im Bauch.

SAP Professional User

Der SAP Professional User ist berechtigt, operative Transaktionen durchzuführen sowie Systemverwaltungs-Rollen oder Management-Rollen durchzuführen.

Der SAP Professional User hat zusätzlich die gleichen Rechte wie ein SAP Logistics User, SAP Project User, SAP Industry Portfolio User, SAP Retail User, SAP Business Partner User und SAP Worker User.

SAP Employee User

Der Employee User ist berechtigt Transaktionen zum eigenen Zweck durchzuführen sowie. Darunter fallen Transaktionen und Berichte im Bereich der Reiseplanung, Spesenabrechnung, Raumbelegung oder der Beschaffung.

Der SAP Employee User hat zusätzlich die gleichen Rechte wie ein SAP Learning User und SAP Employee-Self-Service User.

Folgende User haben den Employee User im Bauch:

  • SAP Developer User
  • SAP Limited Professional User
  • SAP Professional User
  • SAP Employee User
  • Logistik User
  • SAP Retail User
  • Project User
  • Worker User
  • SAP Manager Self-Service

2.4 SAP Employee Self-Service (ESS) User

Der Employee Self-Service (ESS) ist berechtigt im HR-Umfeld eine Self-Services-Rolle für Zeit-, An- und Abwesenheitserfassungen durchzuführen. Zu dem können diese User auch für die Mitarbeiterbeurteilung und für das Erstellen von Qualifikationsprofilen verwendet werden.

Der SAP Employee-Self-Service User hat zusätzlich die gleichen Rechte wie ein SAP Employee Self-Service Core User.

2.5 Der SAP Employee Self-Service (ESS) Core User

Der Employee Self-Service (ESS) Core User ist berechtigt im HR-Umfeld eine Self-Services-Rolle für Mitarbeiterdatenpflege, Mitarbeiterverzeichnis, Arbeitgeberleistungen, Abwesenheitsmanagement und E-Recruiting auszuführen.

Zudem ist der ESS Core User Berichtigt berechtigt auf Informationen aus dem SAP Portal zuzugreifen.

2.6 OBSOLETE: SAP Limited Professional User

Der Limited Professional User konnte eingeschränkte operative Transaktionen durchführen. Diesen User gibt es nicht mehr auf der SAP Preisliste.

3. Die SAP Industrie User

3.1 SAP Industry Portfolio User

Der Industry Portfolio User ist ausschließlich berechtigt Industrie Lösungen zu verwenden, sofern er die jeweiligen Industry Packages Nutzungsrechte erworben hat.

Der SAP Industry Portfolio User hat zusätzlich die gleichen Rechte wie ein SAP Employee User, hat diese also sozusagen im Bauch.

Der SAP Industry Portfolio User liegt preislich zwischen dem SAP Professional User und dem SAP Employee User.

3.2 SAP Business Partner User

Der Business Partner User ist ausschließlich berechtigt Aufgaben im Business-to-Business (B2B) Bereich durchzuführen.

Der SAP Business Partner User liegt preislich gleich auf mit dem Industry Portfolio User.

3.3 SAP Project User

Der SAP Projekt User hat die Berechtigung projektspezifische Transaktionen auszuführen. Hierzu gehört das projektbezogene Ressourcenmanagement, projektbezogenes Angebots-, Auftrags- und Abrechnungs-Handling, sowie Projektbezogene Buchhaltung. Des weiteren ist das Arbeiten mit cFolders inbegriffen.

Der SAP Project User hat zusätzlich die gleichen Rechte wie ein SAP Employee User.

Der SAP Project User ist günstiger als der SAP Industry Portfolio User und SAP Business Partner User.

3.4 SAP Logistics User

Der SAP Logistics User hat die Berechtigung Transaktionen im Bereich Transportmanagement, Lagerhaltung sowie Überwachung und Rückverfolgung durchführen.

Der SAP Logistics User hat zusätzlich die gleichen Rechte wie ein SAP Employee User.

Der SAP Logistics User ist preislich gleich auf mit dem SAP Project User.

3.5 SAP Worker User

Der SAP Worker User hat Berechtigungen auf Transaktionen für die Wartungs- und Service-Arbeiten. Hierzu zählt das Bearbeiten von Vorgängen, Bearbeitungen in der Warenwirtschaft, eingeschränkte Produktionstätigkeiten,

Der SAP Worker User hat zusätzlich die gleichen Rechte wie ein SAP Employee User.

Der SAP Worker User ist günstiger als der SAP Project User.

3.6 SAP Manager Self-Service User (MSS User)

Der SAP Manager Self-Service User wird Managern zugewiesen. Dieser User hat  Berechtigungen auf Änderungen im HCM Bereich, Beurteilung von Kandidaten & Mitarbeitern, Verwaltung der Vergütung, Genehmigung von Reiseanträgen, etc.

Der SAP Manager Self-Servise User hat zusätzlich die gleichen Rechte wie ein SAP Employee User.

Der SAP Manager Self-Servise User ist preislich gleich auf mit dem SAP Worker User.

3.7 SAP Retail User

 

3.5 SAP Learning User

Der SAP Learning User ist berechtigt auf die SAP Lernlösung zuzugreifen.

Der SAP Learning User ist günstiger als der SAP Worker User.

4. Die technischen SAP User

4.1 SAP Platform User

4.2 Platform User for Productivity Apps

 

5. SAP Definition eines Benutzers

Auf der Hilfe Seite von SAP [4] wird ein Benutzer wie folgt definiert:

Mitarbeiter des Auftraggebers, seiner verbundenen Unternehmen oder ein Mitarbeiter von Drittunternehmen, der berechtigt ist, direkt oder indirekt, unabhängig von der technischen Schnittstelle, auf die überlassene Software zuzugreifen.

Definierte Benutzer sind auch technische Systeme, die in Informationsaustausch zum SAP-System stehen, sowie deren Benutzer.

Weitere Informationen zu den Benutzern findet man auch in den SAP AGBs [5]. Hier werden z.B. folgende Begriffe definiert:

  • Definition des Begriffs Nutzung inkl. Verweis das eine Nutzung auch via Schnittstellen erfolgen kann
  • Erklärung des Umfangs der Nutzung
  • Erklärung der Indirekten Nutzung – Verweis das eine Nutzung auch via Schnittstellen erfolgen kann

6. Indirekte Nutzung

Greifen Benutzer über externe Systeme auf SAP Daten und Funktionen zu, z.B. über Software eines Drittanbieters, sind auch Nutzungslizenzen bei der SAP zu bezahlen. Hier besteht eine hohe Gefahr der Nachzahlung an Lizenzen an die SAP, sollte man diese Externen Zugriffe nicht im Blick haben.

Unternehmen mit Online Shops und Anbindung an SAP, müssen nun nicht für jeden Benutzer Lizenzen zahlen. Im B2C Fall bietet SAP auch Lizenzen an mit Konsumentennutzungsrechten.

Artikel zur SAP Lizenzproblematik mit der indirekten Nutzung:

7. Weitere mögliche Lizenzmetriken

Zusätzlich zu den Benutzern, gibt es noch weitere Lizenzmetriken bei der SAP.

  • Umsatz basiert: Je mehr Umsatz ein Unternehmen erwirtschaften, um so teurer werden die SAP Lizenzen. Es kann auf der Umsatz in Betracht gezogen werden, der über ein Modul verwaltet wird.
  • Master Records: Anzahl der Vertragsverhältnis zwischen dem Unternehmen und einem Mitarbeiter dar, dessen Lohn oder Gehalt berechnet wird
  • Aufträge pro Jahr: Die Gesamtzahl der (extern) angelegten Kundenaufträge und Serviceaufträge oder Bestellungen, die pro Jahr verarbeitet werden.
  • Aktive Kunden/Lieferanten: z.B. aktive Geschäftspartner-Stammsätze mit Finanztransaktionsdaten innerhalb der letzten zwei Jahre.
  • Servicevorgänge: sind die Gesamtzahl der jährlichen Tickets/Fälle, Beschwerden, Vorfälle, Serviceverträge, Garantieansprüche und Serviceaufträge pro Fachbereich zur Unterstützung der Geschäftsprozesse.

8. SAP Netweaver Foundation Lizenz

Die SAP Netweaver Foundation Lizenz wird fällig wenn AddOns verwendet werden. AddOns sind Lösungen im SAP, welche durch Modifikation erstellt werden und neue Funktionen und Prozesse im SAP bereitstellen. Für die üblichen Modifikationen & Anpassungen der SAP Standard Prozesse und Funktionen wird keine Netweaver Foundation Lizenz benötigt.

9. Die SAP Systemvermessung – Überblick

9.1 Selbstauskunft

Jährlich müssen Unternehmen Ihre Systeme selbst vermessen. Via Selbstauskunft durch von der SAP zur Verfügung gestellte Vermessungsprogramme (z.B. Transaktion USMM, LAW2) müssen pro System die User ermittelt werden. Unternehmen müssen dann der SAP Mitteilen wie viele SAP Benutzer diese produktiv im Einsatz habe. Dies ist meistens sehr herausfordernd und zeitaufwändig, da die SAP Kunden meistens mehrere SAP Systeme im Einsatz haben. Die Vermessung kostet viel Zeit und somit auch viel Geld für die Kunden. Jedem SAP-Nutzer müssen die richtigen SAP Nutzertypen zugeordnet werden, hierzu müssen Nutzungsdaten ausgewertet werden.

9.2 Fern & Vor-Ort Vermessung

SAP behält sich auch das Recht vor, Fern- oder Vor-Ort-Vermessungen durchzuführen, sollten die Selbstauskunft verweigert werden oder lückenhaft oder nicht aussagekräftig sein.

9.3 Anspruch auf Nachlizensierung

Falls nach einer Vermessung festgestellt wird, dass nicht genügend Benutzer Lizenzen erworben wurden, muss nachlizensiert werden. SAP behällt sich hier das Recht vor, die im Rahmenvertrag gewährten Rabatte nicht zu gewähren. Zudem kann Schadensersatz sowie Verzugszinsen verlangt werden.

10. Schritte einer SAP Vermessung

Eine Vermessung findet in folgenden Schritten statt:

10.1 SAP fordert Kunde zur Vermessung auf

Der Kunde wird aufgefordert seine Systeme zu vermessen. Grundlage sind die zugewiesenen Installationsnummern.

10.2 Vermessung durch Kunden & Selbsterklärungsfragebogen

Kunde vermisst sich selbst durch die Transaktionen USMM und LAW/ LAW2. Durch diese Transaktionen wird der derzeitige Lizenzstand ermittelt.

Die Transaktion USMM vermisst jeweils ein Systemem. Diese Transaktion muss auf jedem System ausgeführt werden. Die Transaktion LAW konsolidiert die Ergebnisse der USMM.

Zudem füllt der Kunde einen Selbsterklärungsbogen aus für die nicht automatisiert vermessbaren Produkte.

10.3 Anpassungen im System

Bevor der Kunde jedoch die Auswertungen an SAP schickt, kann er Anpassung der Benutzerklassifizierung pro User im Feld Lizenzdaten in der SU01 je nach Aktivitäten des Users in SAP anpassen. Meist können die Aktivitäten schwierig nachvollzogen werden, wodurch die meisten Kunden sich für eine Lizenzierung nach Berechtigung entscheiden, wodurch eine Überlizenzierung erfolgen kann.

Aktivitäten der User können in der Transkation ST03N für den Systemlastmonitor nachvollzogen werden, jedoch muss der Kunde wissen welche Transaktionen für welchen Nutzertypen erlaubt sind. Diese Information ist in der ST03N nicht zu finden.

Lizenzdaten Benutzertyp SAP

Lizenzdaten pro Benutzer in SAP SU01

Anschliessend wird die Transaktionen USMM und LAW/ LAW2 neu gestartet.

10.4 Rücksendung des Vermessungsprotokolls & Selbsterklärungsfragebogen

In diesem Schritt werden die Protokolldateien sowie der Selbsterklärungsfragebogen an die SAP gesendet.

10.5 Klärung von Details mit SAP

In diesem Schritt werden offene Punkte mit der SAP geklärt.

10.6 Auswertung und Feststellung der Compliance

Hier wird der Lizenzbestand mit der festgestellten Nutzung gegenübergestellt. Sollte in diesem Schritt eine Nicht-Compliance festgestellt worden sein, so findet die Fern-bzw. Vor-Ort-Vermessung statt.

11. Vorbereitung auf Lizenz Audit

Es empfiehlt sich folgendes Vorgehen für die Vorbereitung auf die Lizenzvermessung:

  • Pflege der eigenen Systemlandschaft im SAP Service Marktplatz
  • Tools zur Lizenzadministration & Lizenzoptimierung verwenden
  • Interne Vermessung einmal pro Monat
  • Drittsysteme und Schnittstellen im Auge behalten
  • Leitfaden entwickeln zur Zuweisung von SAP Benutzertypen (wer braucht wirklich was?)
  • Vertragskonsolidierung bei langer unübersichtlicher Vertragshistorie

12. Weitere Informationen & Ressourcen

[1] SAP Website
[2] SAP Lizenzen – Hilfe Seite
[3] SAP Systemvermessung
[4] Definition SAP Benutzer
[5] SAP AGBs

13. SAP Lizenzkosten minimieren & optimieren

Unternehmen kaufen von SAP Benutzer der verschiedenen Kategorien wodurch sich eine Gesamtpreis ermittelt und damit auch eine jährliche Service Gebühr fällig wird. Meistens wissen Unternehmen jedoch nicht, ob die Mitarbeiter den vollen Umfang der Lizenzen ausschöpfen wodurch Unternehmen zu viel SAP Lizenzen zahlen als Sie sollten.

Es werden zu oft die Maximal-SAP-Lizenzen (Professional User) an Nutzer vergeben, obwohl diese eventuell mit einem niedrigeren, günstigeren Lizenz abgedeckt werden können.

Als langjähriger SAP Berater zeige ich Ihnen gerne, wie Sie herausfinden können, welche Lizenztypen Ihre Mitarbeiter wirklich benötigen und wie Sie erfolgreiches SAP Lizenz Managment betreiben! Ein riesen Einspar-Potential ist vorhanden, und teure Nachzahlungen können vermieden werden. Wappnen Sie sich für den nächsten Audit bzw. Systemvermessung!

Treten Sie mit mir unverbindlich in Kontakt:

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