SAP Professional User

Die Lizenzierung der SAP Software erfolgt oft über die Anzahl der Benutzer/ User und den dazugehörigen Usertypen/ Nutzertypen. Einer dieser Nutzertypen ist der SAP Professional User. Im Folgenden werden die SAP User-/ Benutzertypen aufgelistet und Tipps zur SAP Lizenzierung und zum SAP User- & Lizenz-Management gegeben.

1. SAP User-Typen im Überblick

Es gibt folgende Arten der SAP Benutzer. Jeder Benutzer im SAP System muss mit einem User-Typen klassifiziert werden:

Die Klassischen SAP User:

• SAP Developer User
• SAP Professional User
• SAP Employee User
• SAP Employee Self-Service (ESS) User
• SAP Employee Self-Service (ESS) Core User
• SAP Limited Professional User (Obsolete!)

Die Industrie User:

• SAP Industry Portfolio User
• SAP Business Partner User
• SAP Project User
• SAP Logistics User
• SAP Worker User
• SAP Retail User
• SAP Manager Serf-Service User (MSS-User)
• SAP Learning User

Die technischen User:

• SAP Platform User
• SAP Platform User for Productivity Apps

Die Benutzer sind Absteigend noch ihrer Mächtigkeit aufgelistet. Ein Developer hat mehr Rechte als ein Professional, etc.

2. Der SAP Professional User

Der SAP Professional User ist berechtigt, operative Transaktionen durchzuführen sowie Systemverwaltungs-Rollen oder Management-Rollen durchzuführen.

Der SAP Professional User hat zusätzlich die gleichen Rechte wie ein SAP Logistics User, SAP Project User, SAP Industry Portfolio User, SAP Retail User, SAP Business Partner User und SAP Worker User.

3. SAP Definition eines Benutzers

Auf der Hilfe Seite von SAP [4] wird ein Benutzer wie folgt definiert:

Mitarbeiter des Auftraggebers, seiner verbundenen Unternehmen oder ein Mitarbeiter von Drittunternehmen, der berechtigt ist, direkt oder indirekt, unabhängig von der technischen Schnittstelle, auf die überlassene Software zuzugreifen.

Definierte Benutzer sind auch technische Systeme, die in Informationsaustausch zum SAP-System stehen, sowie deren Benutzer.

Weitere Informationen zu den Benutzern findet man auch in den SAP AGBs [5]. Hier werden z.B. folgende Begriffe definiert:

• Definition des Begriffs Nutzung inkl. Verweis das eine Nutzung auch via Schnittstellen erfolgen kann
• Erklärung des Umfangs der Nutzung
• Erklärung der Indirekten Nutzung – Verweis das eine Nutzung auch via Schnittstellen erfolgen kann

4. Indirekte Nutzung

Greifen Benutzer über externe Systeme auf SAP Daten und Funktionen zu, z.B. über Software eines Drittanbieters, sind auch Nutzungslizenzen bei der SAP zu bezahlen. Hier besteht eine hohe Gefahr der Nachzahlung an Lizenzen an die SAP, sollte man diese Externen Zugriffe nicht im Blick haben.

Unternehmen mit Online Shops und Anbindung an SAP, müssen nun nicht für jeden Benutzer Lizenzen zahlen. Im B2C Fall bietet SAP auch Lizenzen an mit Konsumentennutzungsrechten.

SAP stellt zur Zeit das Lizenzmodell für die indirekte Nutzung um. Im folgenden White Paper erfahren Sie mehr:

• SAP ERP Pricing for the Digital Age

5. Die SAP Systemvermessung – Überblick

5.1 Selbstauskunft

Jährlich müssen Unternehmen Ihre Systeme selbst vermessen. Via Selbstauskunft durch von der SAP zur Verfügung gestellte Vermessungsprogramme (z.B. Transaktion USMM, LAW2) müssen pro System die User ermittelt werden. Unternehmen müssen dann der SAP Mitteilen wie viele SAP Benutzer diese produktiv im Einsatz habe. Dies ist meistens sehr herausfordernd und zeitaufwändig, da die SAP Kunden meistens mehrere SAP Systeme im Einsatz haben. Die Vermessung kostet viel Zeit und somit auch viel Geld für die Kunden. Jedem SAP-Nutzer müssen die richtigen SAP Nutzertypen zugeordnet werden, hierzu müssen Nutzungsdaten ausgewertet werden.

5.2 Fern & Vor-Ort Vermessung

SAP behält sich auch das Recht vor, Fern- oder Vor-Ort-Vermessungen durchzuführen, sollten die Selbstauskunft verweigert werden oder lückenhaft oder nicht aussagekräftig sein.

5.3 Anspruch auf Nachlizenzierung

Falls nach einer Vermessung festgestellt wird, dass nicht genügend Benutzer Lizenzen erworben wurden, muss nachlizensiert werden. SAP behällt sich hier das Recht vor, die im Rahmenvertrag gewährten Rabatte nicht zu gewähren. Zudem kann Schadensersatz sowie Verzugszinsen verlangt werden.

6. Schritte einer SAP Vermessung

Eine Vermessung findet in folgenden Schritten statt:

6.1 SAP fordert Kunde zur Vermessung auf

Der Kunde wird aufgefordert seine Systeme zu vermessen. Grundlage sind die zugewiesenen Installationsnummern.

6.2 Vermessung durch Kunden & Selbsterklärungsfragebogen

Kunde vermisst sich selbst durch die Transaktionen USMM und LAW/ LAW2. Durch diese Transaktionen wird der derzeitige Lizenzstand ermittelt.

Die Transaktion USMM vermisst jeweils ein Systemem. Diese Transaktion muss auf jedem System ausgeführt werden. Die Transaktion LAW konsolidiert die Ergebnisse der USMM.

Zudem füllt der Kunde einen Selbsterklärungsbogen aus für die nicht automatisiert vermessbaren Produkte.

6.3 Anpassungen im System

Bevor der Kunde jedoch die Auswertungen an SAP schickt, kann er Anpassung der Benutzerklassifizierung pro User im Feld Lizenzdaten in der SU01 je nach Aktivitäten des Users in SAP anpassen. Meist können die Aktivitäten schwierig nachvollzogen werden, wodurch die meisten Kunden sich für eine Lizenzierung nach Berechtigung entscheiden, wodurch eine Überlizenzierung erfolgen kann.

Aktivitäten der User können in der Transkation ST03N für den Systemlastmonitor nachvollzogen werden, jedoch muss der Kunde wissen welche Transaktionen für welchen Nutzertypen erlaubt sind. Diese Information ist in der ST03N nicht zu finden.

Anschliessend wird die Transaktionen USMM und LAW/ LAW2 neu gestartet.

6.4 Rücksendung des Vermessungsprotokolls & Selbsterklärungsfragebogen

In diesem Schritt werden die Protokolldateien sowie der Selbsterklärungsfragebogen an die SAP gesendet.

6.5 Klärung von Details mit SAP

In diesem Schritt werden offene Punkte mit der SAP geklärt.

6.6 Auswertung und Feststellung der Compliance

Hier wird der Lizenzbestand mit der festgestellten Nutzung gegenübergestellt. Sollte in diesem Schritt eine Nicht-Compliance festgestellt worden sein, so findet die Fern-bzw. Vor-Ort-Vermessung statt.

7. Vorbereitung auf Lizenz-Audits

Es empfiehlt sich folgendes Vorgehen für die Vorbereitung auf die Lizenzvermessung:

• Pflege der eigenen Systemlandschaft im SAP Service Marktplatz
• Tools zur Lizenzadministration & Lizenzoptimierung verwenden
• Interne Vermessung einmal pro Monat
• Drittsysteme und Schnittstellen im Auge behalten
• Leitfaden entwickeln zur Zuweisung von SAP Benutzertypen (wer braucht wirklich was?)
• Vertragskonsolidierung bei langer unübersichtlicher Vertragshistorie

8. Weitere Informationen & Ressourcen

[1] SAP Website
[2] SAP Lizenzen – Hilfe Seite
[3] SAP Systemsvermessung
[4] Definition SAP Benutzer
[5] SAP AGBs

9. SAP Lizenzkosten senken & optimieren

Unternehmen kaufen von SAP Benutzer der verschiedenen Kategorien wodurch sich eine Gesamtpreis ermittelt und damit auch eine jährliche Service Gebühr fällig wird. Meistens wissen Unternehmen jedoch nicht, ob die Mitarbeiter den vollen Umfang der Lizenzen ausschöpfen wodurch Unternehmen zu viel SAP Lizenzen zahlen als Sie sollten.

Es werden zu oft die Maximal-SAP-Lizenzen (Professional User) an Nutzer vergeben, obwohl diese eventuell mit einem niedrigeren, günstigeren Lizenz abgedeckt werden können.

Als langjähriger SAP Berater zeige ich Ihnen gerne, wie Sie herausfinden können, welche Lizenztypen Ihre Mitarbeiter wirklich benötigen und wie Sie erfolgreiches SAP Lizenz Managment betreiben! Ein riesen Einspar-Potential ist vorhanden, und teure Nachzahlungen können vermieden werden. Wappnen Sie sich für den nächsten Audit bzw. Systemvermessung!

Treten Sie mit mit unverbindlich in Kontakt:

• E-Mail: info@dieterjakob.de
• Tel: +49 174 8250020